Was ist der HubSpot Signature Generator?
Der HubSpot Signature Generator ist ein kostenfreies Online-Tool zur Erstellung professioneller E-Mail-Signaturen. Du kannst damit ganz einfach ein HTML-Format erzeugen, das du anschließend in dein E-Mail-Programm einfügst.
Vorteile im Überblick:
- Keine Registrierung erforderlich
- Funktioniert in allen gängigen Mail-Clients (Outlook, Gmail, Apple Mail, etc.)
- Individualisierbare Vorlagen, Farben und Schriften
- Möglichkeit zur Einbindung von Logo, Profilbild und Social-Media-Icons
- Ideal für Einzelunternehmer:innen, KMU, Agenturen, Teams und Freelancer:innen
Diese Inhalte gehören in eine professionelle E-Mail-Signatur
Eine effektive E-Mail-Signatur bietet nicht nur Informationen, sondern unterstreicht auch deine Positionierung, deine Werte und deine Arbeitsweise. Das sind die wichtigsten Bestandteile:
- Vor- und Nachname
- Position / Abteilung / Unternehmen
- Telefonnummer und E-Mail-Adresse
- Website
- Logo oder Profilfoto
- Links zu relevanten sozialen Netzwerken (LinkedIn, Instagram, etc.)
- Rechtlicher Hinweis oder Datenschutz-Disclaimer (falls notwendig)
Wichtig: Achte auf Klarheit und Übersichtlichkeit. Eine überladene Signatur wirkt schnell unprofessionell oder aufdringlich. Weniger ist oft mehr.
Schritt-für-Schritt: So erstellst du deine E-Mail-Signatur mit dem HubSpot Generator
1. Kontaktdaten eintragen
Trage deinen vollständigen Namen, deine Position, Firma, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und ggf. deine Website ein. Ergänze auf Wunsch Links zu sozialen Netzwerken oder Buchungstools.
2. Logo und Profilbild hinzufügen
Du kannst dein Firmenlogo und / oder ein persönliches Foto hochladen. Bilder schaffen Vertrauen und machen deine Signatur sofort wiedererkennbar.
3. Vorlage auswählen
Wähle eines der sechs verfügbaren Signaturdesigns, das zu deinem Stil passt. Alle Templates sind responsiv und modern gestaltet.
4. Stile etwas anpassen
Passen Farben, Schriftarten und Abstände an dein Corporate Design an. So stellst du sicher, dass jede E-Mail dein professionelles Erscheinungsbild unterstreicht.
5. Signatur generieren und kopieren
Mit einem Klick wird dein HTML-Code generiert. Diesen kannst du in dein E-Mail-Programm einfügen:
- Gmail: Einstellungen > Signatur
- Outlook: Datei > Optionen > E-Mail > Signaturen
- Apple Mail: Einstellungen > Signaturen > Neu
- Andere Clients: Siehe jeweilige Hilfe-Seite
Einheitlichkeit im Team: Warum alle dieselbe Signatur nutzen sollten
Gerade in Unternehmen mit mehreren Mitarbeiter:innen ist es wichtig, einheitlich aufzutreten. Eine zentrale Vorlage mit vordefinierten Farben, Logo, Aufbau und Kontaktdatenformat hilft, professionell zu kommunizieren und das Vertrauen in die Marke zu stärken.
Tipp: Wenn du für dein Team eine Vorlage erstellen möchtest, kannst du den HubSpot Generator auch mehrfach verwenden und deine Signaturen zentral organisieren.
Best Practices für den Einsatz im Alltag
- Verwende maximal zwei Schriftarten und vermeide zu viele Farben
- Verlinke nicht zu viele externe Seiten – Fokus auf Relevanz
- Nutze Social Icons nur dort, wo du auch aktiv kommunizierst
- Halte die Signatur mobilfreundlich (kein zu großes Logo, keine überbreiten Elemente)
Optional kannst du deine Signatur auch mit einem Call-to-Action ergänzen:
z. B. „Termin buchen“, „Jetzt Rückruf anfordern“ oder „Zum neuesten Blogartikel“.
Fazit: Kleine Optimierung, große Wirkung
Deine E-Mail-Signatur ist oft der letzte Kontaktpunkt nach einer Nachricht – und damit der letzte Eindruck, den du hinterlässt. Mit einer klaren, durchdachten Gestaltung kannst du viel erreichen:
- Du wirkst kompetenter und verbindlicher
- Deine Marke wird sichtbarer
- Rückfragen und Interaktionen werden wahrscheinlicher
- Du stärkst Vertrauen, noch bevor ein Gespräch stattfindet
Der HubSpot Signature Generator macht dir diesen Schritt extrem einfach – kostenlos, schnell und ohne technisches Vorwissen. Es wäre schade, dieses Potenzial nicht zu nutzen.
Weiterführend:
Wenn du deine Signatur noch stärker in deine gesamte digitale Kommunikation einbetten willst – oder wenn du für dein Team einen einheitlichen Auftritt gestalten möchtest – unterstütze ich dich gern.
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