KI-AUTOMATISIERUNG / ANFRAGEN UND ABLÄUFE
Viele Anfragen kommen, wenn niemand im Büro sitzt, am Abend etwa oder mitten im Kundentermin. Ein Assistent auf der Website nimmt sie an, fragt nach den fehlenden Angaben und bucht einen Rückruf. Preis und Zusage bleiben bei deinem Team.
VISUELLES MODELL · KEINE LIVE-DATEN
Bevor ich über ein KI-Modell nachdenke, sehe ich mir an, was heute mit einer Anfrage geschieht. Wer liest sie, wann, und welche Angaben fehlen fast immer? In vielen Betrieben ruft das Büro erst einmal zurück, nur um Ort und Anliegen zu klären. Diese Rückfrage kann ein Assistent übernehmen, auch nachts.
Der Assistent arbeitet mit KI und sagt das, bevor das Gespräch beginnt. Artikel 50 der europäischen KI-Verordnung verlangt, dass Menschen erfahren, wenn sie mit einem KI-System sprechen.
Der Assistent antwortet auf deiner Website sofort und ordnet ein, ob es um eine neue Anfrage oder um eine Reklamation geht.
Er stellt die Fragen, die dein Büro sonst am Telefon stellt, etwa nach dem Ort und dem gewünschten Zeitraum, und bietet freie Rückrufzeiten aus deinem Kalender an.
Die Anfrage landet mit kurzer Zusammenfassung und Termin in deinem Kundensystem oder Postfach. Zurückrufen und den Preis nennen tut dein Team.
INTERAKTIVES MODELL / BELEGPRÜFUNG
Wähle einen Beispielbeleg, und das Modell zeigt dir, wann ein Vorgang weitergehen darf und wann ein Mensch prüfen muss.
100 € netto + 19 € Steuer = 119 € brutto
PRÜFUNG BESTANDEN
Die drei Beträge passen zusammen, und der Vorgang geht zur Freigabe an dein Team.
Eine stimmige Summe ersetzt nicht den Blick auf den Beleg.
100 € netto + 19 € Steuer ≠ 120 € brutto
MENSCHLICHE PRÜFUNG
Der Ablauf hält vor der Übergabe an. Die Differenz klärt ein Mensch am Originalbeleg.
Der Ablauf korrigiert nichts selbst und zahlt nichts aus.
100 € netto · Steuer fehlt · 119 € brutto
DATEN UNVOLLSTÄNDIG
Eine Angabe fehlt. Der Ablauf markiert den Vorgang und fordert eine Prüfung an.
Fehlende Angaben erfindet der Ablauf nicht.
Ein Beispiel zur Einordnung. Das Modell verarbeitet keine echten Daten.
Eine feste Rechenregel sollte rechnen, und eine eindeutige Zuordnung braucht meist kein Sprachmodell. KI lohnt sich dort, wo uneinheitliche Texte oder Dokumente einzuordnen sind, etwa eine Anfrage in eigenen Worten oder eine Rechnung in fremdem Aufbau.
Ob sich ein Ablauf automatisieren lässt, hängt zuerst daran, ob er sich jede Woche nach festen Regeln wiederholt. Dann zählt, was ein Fehler kostet. Eine eindrucksvolle Vorführung beantwortet keine dieser Fragen.
Ich beginne mit einem Vorgang, der sich wiederholt und klar begrenzt ist, und halte fest, wie viel Zeit er heute kostet und wo Fehler entstehen.
Unvollständige Angaben und abweichende Summen gehören in den ersten Entwurf und nicht erst in die Fehlerliste danach.
Erst wenn dein Team den Ablauf versteht und seine Ergebnisse kontrollieren kann, kommt der nächste dazu.
Zu jeder Automatisierung gehört eine Grenze, die vor dem Start feststeht. Der Assistent nennt keine Preise und macht keine Zusagen. Fragen zu Recht oder Gesundheit gibt er an dich weiter. Er antwortet nur Menschen, die sich selbst gemeldet haben, denn Werbung an gekaufte Adressen gehört nicht zu dem, was ich einrichte. Diese Grenzen bleiben.
Wie ich selbst mit KI arbeite und wo ich ihr nicht traue, beschreibe ich im Beitrag KI im Unternehmen.
Die Preise stehen bei ZENVAR. Fest sind sie bisher für die Anfrage-Automatisierung, nachzulesen auf der Seite Automatisierung. Was eine weitere Automatisierung kostet, legt ZENVAR nach einem Gespräch schriftlich fest.
Läuft die Anfrage-Automatisierung, kommen nach demselben Muster weitere Aufgaben infrage: offene Angebote nachfassen, Eingangsrechnungen erfassen oder ein Assistent, der deinem Team aus euren eigenen Unterlagen antwortet. Jede dieser Automatisierungen bekommt ihre eigene Grenze.
Zum Lieferumfang gehören ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, ein Baustein für deine Datenschutzerklärung, ein Löschkonzept und eine kurze Unterweisung deines Teams nach Artikel 4 der KI-Verordnung.
DER NÄCHSTE SCHRITT
Meine Aufträge laufen über ZENVAR. Unter diesem Namen führe ich mein Unternehmen und arbeite dort eng mit Konstantin Sécrit zusammen, der bei ZENVAR die Technik und die Automatisierung verantwortet. Im Projekt-Check beschreibst du, welche Aufgabe sich bei dir jede Woche wiederholt; die Antwort kommt persönlich, von Konstantin Sécrit oder von mir.
Am Telefon erreichst du mich unter 01520 280 2120.